La Wroom Team

Accélérateur de performance

FORD COGNAC : un exemple de migration informatique réussie.

Lorsque Monsieur Christian CELLIER décide de lancer le projet de changement de son système informatique, il est aussi le seul dans sa concession à imaginer cette opération comme bénéfique pour son entreprise.

Dès le mois de juin, Monsieur CELLIER sollicite les services de LA WROOM TEAM pour l’accompagner dans cette migration, visant à remplacer son ancien système RALLYE IX par ICARDMS.

Monsieur CELLIER dirige à Cognac cette concession qui traite chaque année près de 150 véhicules neufs et 8 entrées par jour en moyenne à l’atelier. Son seul motif : aller de l’avant !

Joséphine CASCIANO, experte du sujet au sein de LA WROOM TEAM, intervient tout d’abord en préparation de la migration. Avec Maryse JUNG, responsable administrative et comptable, mais aussi tous les autres membres de l’équipe, Joséphine CASCIANO réalise l’analyse de conformité, indiquant les zones de risques, puis la préparation de la migration au plan des données clés.

L’analyse de conformité est comparable à un diagnostic portant sur 7 thématiques au sein desquelles l’implantation du DMS peut disposer d’atouts ou au contraire de points bloquants. L’objectif est de les identifier clairement et surtout d’éviter de les découvrir une fois le système en place !

Cette analyse de conformité passe ainsi en revue des thèmes comme :

  • L’organigramme de l’entreprise.
  • Les méthodes de management et dont celles prévues pour le projet.
  • L’organisation de l’équipe.
  • Les quantités et qualités des volumes traités.
  • Les méthodes comptables.
  • Les procédures internes.
  • Les fondamentaux de la gestion d’une migration informatique.

Notons que sur ce dernier point, il ne s’agit pas uniquement d’observer la qualité du début de l’opération traitée directement par les intervenants de l’éditeur ; mais d’agir en « responsable informatique » de la concession en soulevant les points relevés pendant la préparation.

Au sein des Etablissements CELLIER AUTOMOBILES, le lancement du nouveau système a donc eu lieu courant octobre. A quelques réglages près, l’opération est un succès.

Lors de sa seconde visite post-démarrage, Joséphine CASCIANO notera tout de même quelques anomalies à corriger par l’éditeur, mais rien de grave.

Selon Monsieur CELLIER et Madame JUNG, les avantages de ce changement de système sont évidents ; à savoir :

  • Un chef d’atelier heureux, avec une meilleure fluidité du traitement de son activité au quotidien, en particulier pour le passage des garanties
  • Au global une meilleure organisation pour l’ensemble de l’équipe qui se sert efficacement des différentes fonctions du système.
  • Plus de fonctions utiles disponibles en comptabilité, sans oublier l’accès désormais à une véritable comptabilité analytique.

Monsieur CELLIER se dit satisfait et souligne une adaptation rapide de son équipe au nouveau système, même chez les plus réticents. Madame JUNG reconnaît qu’après une période de doute sur le bien fondé du changement, le nouveau système lui apportera des bénéfices, sous réserve de correction des quelques anomalies évoquées.

Nous avons souhaité poser trois questions complémentaires à Monsieur CELLIER et dont voici les réponses :

Quels éléments avez vous particulièrement appréciés dans le cadre de l’intervention de LA WROOM TEAM à vos cotés pour cette migration informatique ?

« Du fait que nous n’avons pas d’informaticien dans l’équipe, il était important de pouvoir poser malgré tout les bonnes questions à l’éditeur pour le succès de cette opération. Par son expertise de nos métiers et sa méthode, Joséphine nous a aidés à identifier les points clés nécessaires au succès de la migration.

Sur son constat et ses conseils, nous avons travaillé notre organisation et pris en compte ce que le nouveau système allait nous apporter en fonctions nouvelles, synonymes de méthodes nouvelles. Je ne voulais pas que mon équipe cherche à tout prix à retrouver ses habitudes de travail en passant de l’ancien au nouveau DMS. Je voulais que chacun aille de l’avant et puisse bénéficier des avantages de cette formule 1 qui est à présent mise à leur disposition.

Le service de LA WROOM TEAM, réalisé par Joséphine a été un appui efficace face à l’éditeur, qui dans ce contexte, fait un peu plus attention à ce qu’il effectue … »Dans cet accompagnement, comment avez-vous perçu le rôle de l’intervenant de LA WROOM TEAM ?

« Nos métiers en concessions sont particuliers. Il est déterminant que la personne qui vient nous accompagner soit au fait de ces particularités. Avec Joséphine, nous avons tout de suite compris que son expérience au sein des concessions allait nous être directement profitable.

Il est impératif que les intervenants qui désirent nous aider soient ainsi issus de notre monde, celui de la distribution et réparation automobile. En connaissant nos métiers, vous en comprenez directement les besoins et vous nous donnez les meilleures pratiques en fonction de notre organisation.

Avec beaucoup d’écoute et de compréhension, sans oublier de la méthode et une bonne communication, c’est non seulement très efficace mais aussi un plaisir ! »Quels conseils donneriez-vous à vos collègues du réseau FORD qui étudient des projets similaires ?

« Je les invite à solliciter les services de LA WROOM TEAM dès la phase de choix du système, ce que nous n’avons pas fait par la force des choses. Il ne faut pas accepter le produit type de l’éditeur, quel qu’il soit. En particulier pour les concessions de taille moyenne, il faut tenir compte de nos particularités et adapter les produits.

En interne, il faut faire participer l’équipe au projet le plus longtemps à l’avance. Demandez une base de démonstration disponible pour l’interne et pas seulement le jour de la visite du commercial de l’éditeur.

Coté comptabilité, demandez à ce qu’un expert du sujet vienne présenter à votre comptable les fonctions du nouveau système dans ce domaine. Impliquez votre Conseiller de Gestion FORD, il sera de bon conseil également. Faites en sorte que les formations aient lieu le plus en amont possible de la migration.

Enfin, vous devez être moteur de ce changement. Le fait de vous faire accompagner par LA WROOM TEAM vous donne aussi plus d’assise pour ce rôle d’un genre peu fréquent dans la vie de concessionnaire.

N’attendez plus, tout est mis en œuvre pour que vous alliez de l’avant avec votre équipe. Le parcours est complexe mais mieux sécurisé qu’avant. Les éditeurs ont un tant soit peu revus leurs copies et LA WROOM TEAM veille au grain ! »

 

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